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L’azienda B3Partners BV ha sede nei Paesi Bassi e fornisce software con mappe geografiche ad organizzazioni prevalentemente governative, come comuni, province, organizzazioni per la sicurezza ed organizzazioni per la gestione delle risorse idriche. I nostri clienti utilizzano il nostro software cartografico per pianificare o preparare permessi. La maggior parte delle mappe contiene un'ampia varietà di dati, come la proprietà degli edifici, la posizione esatta degli oggetti nell'area pubblica e i piani ambientali correnti. Ogni notte vengono raccolte le modifiche per mantenere aggiornate le mappe con i dati. B3Partners utilizza software Open Source e tutto il software che sviluppa viene anche donato pubblicamente come software Open Source (vedi Github.com/b3partners).

Fino a poco tempo fa B3Partners utilizzava un database con alcuni strumenti generici per tenere traccia di progetti, finanze e risorse. Solo il monitoraggio dei tempi è stato effettuato con un'applicazione dedicata sviluppata internamente. Questo metodo ha funzionato per molti anni, dal momento che siamo un'organizzazione tecnica che potrebbe anche solo utilizzare database generici. Tuttavia ci sono gravi inconvenienti nel lavorare in questo modo:

• eliminazioni accidentali o input errati possono essere risolti solo mediante un ripristino completo del database;
• non vi è traccia della persona che sta facendo l'input;
• il flusso di lavoro dipende da azioni manuali senza controlli.

Un altro svantaggio è la mancanza di un modo standardizzato di fare le cose. Se usare un wiki può sembrare più conveniente, i dati vengono inseriti in questo. Un foglio di calcolo può anche essere utilizzato come un veloce report; poi fogli di calcolo vengono utilizzati per questo scopo per molti anni e modificati in molte versioni.

B3Partners esiste ormai da 20 anni e troppi processi e set di dati sono stati utilizzati per il controllo delle operazioni. Era quindi giunto il momento di migrare su una nuova piattaforma, in grado di rispondere a tutte le nostre esigenze. Ma volevamo allo stesso modo mantenere la nostra flessibilità. Nel corso di un anno abbiamo studiato diverse opzioni, con particolare attenzione ai configuration management database o a software di IT service management. Ciascuna delle applicazioni esaminate cercava di imporci un nuovo modo di lavorare. Ovviamente è bello avere degli standard del settore implementati e pronti all'uso, ma noi non abbiamo mai voluto usare la maggior parte di quei processi preconfigurati di set di dati.

Stavamo testando CMDBuild READY2USE ed eravamo vicini a scartare anche questa opzione, in quanto questo ambiente preconfigurato non era in linea con le nostre esigenze, quando abbiamo scoperto che potevamo invece usare il CMDBuild “di base” ed implementare i nostri processi completamente come volevamo. Questo ci è sembrato molto promettente. Stavamo svolgendo le nostre indagini proprio quando la nuova versione 3 di CMDBuild è stata rilasciata da Tecnoteca. Siamo rimasti piacevolmente sorpresi dal servizio di supporto molto reattivo e dalle rapide correzioni di bug. Tutto ciò ci ha dato fiducia nel prodotto CMDBuild e nell'azienda dietro di esso: Tecnoteca.

Per gradi abbiamo implementato le seguenti funzioni:

• Semplice CRM con contatti ed organizzazioni;
• Definizioni di progetti ed attività, con esportazione in applicazione cartografica GANTT esterna;
• Schede monitoraggio tempi associate a progetti ed attività, e un'applicazione per le tempistiche sviluppata internamente;
• Configuration management per server e software (ospitati per i nostri clienti);
• Workflow di aggiornamenti per i software che ospitiamo per i nostri clienti;
• Fatture e conti da pagare (oltre al software esterno di contabilità) con previsioni di flussi di cassa;
• E, infine, numerosi controlli di integrità su tutte le funzioni amministrative citate.

Oggi tutti i nostri dipendenti si sentono a proprio agio ad usare CMDBuild e continueremo sicuramente a creare nuovi processi nel sistema. Proveremo alcune delle funzionalità più avanzate di CMDBuild e probabilmente le includeremo nelle prossime versioni della nostra implementazione. CMDBuild è molto flessibile, quindi prevediamo di poter anticipare qualsiasi sviluppo futuro. Inoltre, siamo noi stessi degli sviluppatori, quindi potremmo fornire dei contributi.